Poner primero lo primero

Es el momento de la verdad, el momento de hacer y para eso lo primero es elegir lo que voy a hacer ¿Qué es lo primero que voy a hacer? ¿A qué me voy a dedicar ahora? Ahora es el único momento en el que se hacen las cosas.

Algunas personas tienen el hábito de abrir el correo electrónico según se levantan o según llegan a la oficina y es el correo el que marca las prioridades del día. Seguro que hay trabajos en los que esto es necesario (son bomberos atados a las urgencias), aunque casi seguro que si algo es importante nos llegará por otra vía.

¿Qué es lo primero que haces al llegar al trabajo? ¿Por dónde empiezas? ¿Cuáles son las fuerzas que te impulsan a hacer? Es el momento de la ejecución, momento de hacer, los resultados los consigues por lo que haces.

Hay muchas formas distintas de priorizar:

• En muchos casos podemos empezar por lo más urgente o lo que tiene apariencia de urgencia;
• Por lo más fácil o lo más corto, así ya vamos tachando cosas de la lista y sentimos que avanzamos;
• Por lo último que llego que es lo que más fresco tenemos en la cabeza;
• Por lo primero que llego siguiendo un estricto orden de llegada;
• Por lo que más me agrada, así estoy más a gusto haciendo;
• Por lo que más me desagrada, ¡lo bien que voy a estar cuando me lo quite!
• Incluso actuamos en automático, lo primero que se pasa por la cabeza, whatsapp, navegar por internet…

Claro que si cambiamos la pregunta cambia la respuesta, si en lugar de preguntarnos ¿Por dónde empiezo? Nos preguntamos ¿Qué es lo prioritario? Porque parece lógico que lo primero que hay que poner es lo prioritario, que es lo mismo que decir lo importante ¿Qué tal si empezamos por lo importante?

¿Qué es lo importante? Lo que te acerca a tus metas, que son coherentes con tu misión en la vida (el legado que quieres dejar), con tus valores (aquello que valoras) y con tu visión (cómo te ves en un tiempo), lo importante lo defines cuando tienes un fin en mente.

Debemos estar atentos a lo que es importante para nosotros en otro caso lo urgente nos parecerá importante, contaba Mario Alonso Puig en una de sus charlas, que si vas con prisa y te encuentras con un amigo que te pregunta ¿Dónde vas tan deprisa? Puede que te pares a pensar pero sin encontrar respuesta, que podría ser dolorosa, tu mente decide que tienes demasiada prisa para saber dónde vas, te dice, “¿Pero qué haces? ¡Sigue! y te despides a toda prisa para seguir corriendo a ninguna parte. Puedes estar sufriendo el síndrome DADE (del Deficit de Atención Debido a la Edad - hacer nada a toda prisa).

Tener prisa, estar muy ocupado, tiene buena prensa, lo que nos lleva en muchas ocasiones hacer a todo prisa cosas que no sirven para nada, aparentamos estar ocupados y tanto nos preocupamos en aparentarlo que al final nos lo acabamos creyendo nosotros mismos. Un buen antídoto es la reflexión diaria, antes de acostarse, de ¿Qué es lo que he hecho hoy? ¿Qué puedo aprender para mañana? ¿Lo hecho es importante?

Si no sabes por dónde ir te dejarás llevar por las opiniones de los demás, que gustosamente opinan; vete a casa o con los amigos y sugiere “¡No sé qué hacer con mi vida!”, verás como todo el mundo opina que deberías hacer ¿Y es eso lo que tú quieres? ¿Quién lo puede tener más claro que tú mismo? Sabemos lo que tiene que hacer cualquiera, lo que haríamos en su situación y a veces no sabemos lo que hacer en la nuestra ¿Sabes que hacer en tu situación?

Si no lo tienes claro cederás a las presiones, como el albañil que va a la obra del que más se queja o más chilla, con lo que los que te rodean aprenderán que tienen que chillar y presionarte para que hagas caso y cada vez recibirás más presiones, donde todo parecerá urgente. Acostumbras a que te presionen, que te gestionen por presión y después nos quejamos de que nos presionan.

Para tenerlo claro lo mejor es tener un plan y una forma ecológica de programarse es la semana, podemos dedicar 15 o 20 minutos a planificar la semana siguiente empezando por reflexionar qué es lo importante más importante que voy a hacer. Lo importante en cada uno de nuestros roles: en la familia (padre, madre, hijo, hija…); con los amigos; en el trabajo o en los estudios… ¿Qué voy a hacer para avanzar en mi sueño?

Una combinación interesante que propone Stephen Covey cuando habla del hábito “poner primero lo primero” es la matriz urgente-importante, que da lugar a cuatro cuadrantes, parece interesante centrarse en lo importante (los dos cuadrantes superiores) y tratar de eliminar lo no importante, mucho más fácil si además no es urgente.

Imagen del maletín del emprendedor (inspirada en Covey)

Cuando estamos en el cuadrante urgente-importante estamos en crisis, con cosas que hay que acabar en poco tiempo y que son importantes, en las que nos jugamos mucho. Podemos estar enganchados a los chutes de adrenalina de este cuadrante (decimos que trabajamos mejor bajo presión), en el largo plazo conlleva los problemas derivados del estrés y podemos cometer errores que nos saldrán caros.

Parece más adecuado estar en el cuadrante no urgente-importante, dónde podemos avanzar con paso firme y con tiempo en las cosas importantes. El problema es que muchas veces lo urgente, aunque no tan importante, no nos deja tiempo para lo importante. Cuando no decimos “no” a lo urgente se lo acabamos diciendo a lo importante.

Muchos no soportan el hecho de que suene el teléfono, por una llamada o mensaje, y no cogerlo, que el ordenador avise de un mensaje con un pitido y no consultarlo, se abandona lo que se está haciendo, aunque sea importante, para atender a lo que llega ¿Cuál es la probabilidad de que lo que llega sea más importante que lo que estas haciendo?

Además lo no urgente, con el tiempo, tiende a convertirse en urgente y si no hacemos lo importante cuando no es urgente tendremos que hacerlo cuando sí que lo es. En el caso de que además sea largo y laborioso, nos lleve varios días, semanas incluso meses, puede que nos dé más pereza el empezar. Como sugiere Brian Tracy en su libro “Tráguese ese sapo” podemos optar por empezar todos los días con algo que nos lleve a avanzar en ese proyecto, que finalmente concluiremos. ¿Cuál es la manera de comerse un elefante? Pues bocado a bocado.

Con el plan semanal definido es fácil hacer el plan diario, al inicio de cada día tener claro que es lo importante que vamos a hacer hoy, cuándo vamos a hacer cada cosas y que espacios tenemos para los imprevistos.

No es bueno obsesionarse con el tiempo, lo importante son las relaciones y los resultados, de manera que hay que centrarse más en las relaciones y los resultados que en el tiempo y el método. Con las personas en muchas ocasiones ir deprisa es ir despacio, nos lleva a malas relaciones.

Sugerencias para la acción:

• Planificación semanal – poniendo antes lo importante.
• Plan diario antes de empezar – decidiendo que es lo que va a hacer que te sientas satisfecho al final del día si está hecho. Empieza por lo importante.
• Reflexión al final del día ¿Qué he hecho bien? ¿Qué puedo mejorar? ¿Qué he aprendido para la próxima?